Regały przesuwne a regały stacjonarne – jakie są różnice w archiwum. Co radzi producent regałów przesuwnych?

Dlaczego regały przesuwne w archiwach to najlepsze rozwiązanie?

Wiele instytucji zaczyna od zwykłych regałów, bo wydają się prostsze i tańsze. Z czasem pojawia się jednak problem z miejscem. Dokumenty rosną z roku na rok – dokładnie jak stosy teczek na biurku pod koniec miesiąca.

Dlatego wielu specjalistów sugeruje, by już na początku rozważyć system przesuwny. Dobrym przykładem jest producent regałów przesuwnych Silesia Meble, który często podkreśla, że najwięcej miejsca w archiwum zajmują nie same regały, ale przejścia między nimi. W tradycyjnym układzie jest ich bardzo dużo. W systemie przesuwnym powstaje tylko jeden korytarz – tam, gdzie w danej chwili pracuje archiwista.

W praktyce oznacza to, że w pomieszczeniu o tej samej powierzchni można przechować nawet kilkadziesiąt procent więcej akt.

Czym różnią się regały przesuwne od stacjonarnych w codziennej pracy?

Największą różnicę widać podczas korzystania z archiwum. Regały stacjonarne działają jak półki w bibliotece – są zawsze dostępne, ale zajmują sporo miejsca. Każdy rząd wymaga osobnego przejścia.

Regały przesuwne działają trochę jak rozsuwane drzwi w szafie. Archiwista obraca korbę lub przesuwa mechanizm i otwiera dostęp dokładnie do tego rzędu, którego potrzebuje. Reszta regałów stoi obok siebie.

To rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdza się w urzędach, sądach czy firmach ubezpieczeniowych, gdzie dokumenty zajmują całe pomieszczenia. Gdy ktoś szuka jednej teczki, nie musi chodzić między długimi alejkami – wystarczy otworzyć jeden korytarz.

Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu regałów?

Przy planowaniu archiwum warto patrzeć nie tylko na cenę regału, ale też na jego funkcjonalność i przyszłe potrzeby. Dobry system powinien działać bez problemów przez wiele lat.

Warto sprawdzić między innymi:

• nośność półek i całej konstrukcji,
• sposób prowadzenia regałów po szynach,
• możliwość regulacji wysokości półek,
• zabezpieczenia przed przypadkowym przesunięciem,
• opcję rozbudowy systemu w przyszłości.

Dobrym przykładem mogą być miejskie archiwa, w których często dochodzą nowe akta. Jeśli regały mają modułową konstrukcję, można po prostu dołożyć kolejny segment zamiast zmieniać cały układ pomieszczenia.

Za jakie dodatkowe funkcje regałów przesuwnych warto dopłacić?

Podstawowy system regałów spełnia swoje zadanie, ale niektóre rozwiązania potrafią bardzo ułatwić pracę. W dużym archiwum drobne udogodnienia szybko robią dużą różnicę.

Producenci często proponują dodatkowe elementy, takie jak:

• napęd wspomagający przesuw ciężkich regałów,
• blokady bezpieczeństwa chroniące przed zamknięciem korytarza,
• półki o zwiększonej nośności dla ciężkiej dokumentacji,
• wysuwane przegrody na segregatory,
• specjalne listwy opisowe ułatwiające oznaczanie działów.

Wyobraźmy sobie archiwum w dużym urzędzie, w którym pracownicy codziennie szukają dokumentów sprzed kilku lub kilkunastu lat. Jeśli każdy regał ma czytelne oznaczenia, a mechanizm przesuwa się lekko nawet przy pełnym obciążeniu, praca idzie znacznie szybciej.

Dlatego doświadczeni producenci radzą, by traktować regały archiwalne jak inwestycję na długi czas. Lepiej od razu wybrać system dopasowany do potrzeb instytucji niż po kilku latach zastanawiać się, gdzie zmieścić kolejne setki teczek.